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A crescente pressão por redução de custos em um cenário de instabilidade econômica leva as empresas a estudar com cautela estratégias para cortar gastos no curto prazo. A diminuição das despesas com impressão mostra-se como boa alternativa. Para isso, além de tecnologias mais eficientes, algumas mudanças nos processo podem ser valiosas.

Um levantamento da Acess Market International (AMI) revela que a redução dos custos com suprimento e com impressão é a prática mais cotada nos planos de diminuição de gastos das pequenas e médias empresas dos Estados Unidos. A facilidade de implementar medidas e o rápido retorno são algumas das razões. De acordo com a pesquisa, 77% das médias e 47% das pequenas empresas têm adotado medidas para economizar com suprimentos e impressão.

Pequenas mudanças podem trazer resultados positivos. A configuração do modo de rascunho, por exemplo, garante economia com tinta - insumo responsável por parte significativa do custo com impressão. De acordo com o Gartner, a diminuição de 10% a 20% na densidade da tinta ou toner pode significar corte de 5% a 10% no valor por página, o que significa economia de US$ 6 a US$ 10 por usuário mensalmente. A configuração dessa funcionalidade é muito simples e pode ser feita pelo próprio usuário.

O uso de cartuchos originais ajuda a otimizar o da tinta e muitas vezes assegura melhor rendimento, isso sem falar no nível de qualidade da impressão e na garantia do bom funcionamento da máquina. Uma análise realizada pelo BRTÜV, organismo certificador de nível internacional autorizado pelo INMETRO, mostra que os cartuchos HP imprimem 118% mais páginas do que os de marcas alternativas e 124% mais folhas quando comparado a produtos remanufaturados.

Tecnologias avançadas também viabilizam economia de tinta. A linha Officejet Pro da HP, por exemplo, promete diminuir em 50% o custo por página colorida e em 40% nos trabalhos preto e branco, quando comparado a equipamentos laser concorrentes. Além disso, os produtos trazem funções para economia de até 50% energia, o que se reflete nas políticas de preservação do meio ambiente. No quesito consumo de energia, as multifuncionais também são uma alternativa interessante ao permitirem substituir diversas máquinas por apenas uma.

Outro recurso capaz de minimizar os gastos com insumos é a função de impressão duplex. Segundo o Gartner, a companhia pode reduzir o custo com papel em pelo menos 30% ao ano usando a impressão na modalidade frente e verso. Essa prática ainda possibilita economia com espaço para armazenamento dos documentos.

Para evitar impressões desnecessárias ainda é importante recorrer à função de visualizar a impressão. Com isso, o funcionário verifica se o documento está correto no que diz respeito a margens, por exemplo, e pode definir uma seleção para imprimir somente a parte que precisa. A função também é útil em reimpressões.

Somadas a políticas de conscientização dos usuários, essas ações permitem otimizar o uso das soluções e produzir materiais de qualidade e altamente profissionais.

Custos controlados

• Configure a impressão para o modo rascunho - essa mudança pode proporcionar economia de até 10% no custo por página
• Uso de cartuchos originais - eles oferecem melhor rendimento e alto nível de qualidade
• Invista em equipamentos com baixo consumo de energia
• Busque máquinas com a função duplex, que permite a impressão automática em frente e verso
• Visualize a página antes de imprimir