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Uma das opções mais interessantes do Excel é validar uma célula de acordo com o conteúdo de uma lista de informações. Suponha que seja necessário introduzir o nome de uma cidade e você deseja ter certeza de que a informação será escrita corretamente:

1. Inclua os nomes das cidades em células adjacentes dentro da mesma planilha na qual se realizará a validação.

2. Selecione a célula onde digitará o nome do lugar e clique em Dados/Validação.

3. No campo Permitir, selecione Lista e em seguida clique no campo Fonte. Selecione as células da lista de cidades e clique OK.

Caso a lista de dados para a validação não esteja na mesma planilha ou no mesmo arquivo, o Excel não permitirá selecioná-la diretamente. A solução então será utilizar a função Indireto. Por exemplo, se as localidades estão nas células A3:A52 da planilha Dados, então na caixa de texto Fonte do critério de validação digitaríamos =INDIRETO("Dados!$A$3:$A$52"). Leve em consideração que se o nome da planilha contém algum espaço em branco, por exemplo, Dados cidades, é preciso fazer referência a ela colocando entre aspas simples: =INDIRETO("'Dados cidades'!$A$3:$A$52").

Para fazer referências a listas de dados em outro arquivo do Excel, pode-se utilizar o sistema anterior incluindo o nome do arquivo: =INDIRETO("[Lista de cidades.xls]Dados!$A$3:$A$52"). Neste caso, o arquivo com a lista dos dados deve estar aberto para a validação funcionar.

Mais dicas:
Esconda a planilha
Limite para a área de deslocamento
Como selecionar células rapidamente
Fórmulas protegidas
Desfazer cem vezes
Introduzir dados em várias planilhas