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Gerencie múltiplas contas, use teclas de atalho, sincronize caixas de entrada, facilite a consulta ao Gmail...

Quer você seja um veterano usuário de e-mail ou tenha acabado de obter a primeira conta, as 13 dicas a seguir para o Microsoft Outlook 2003, o Outlook Express 6 e o Mozilla Thunderbird 1.5 vão ajudá-lo a extrair o máximo deste meio de comunicação. Várias dessas dicas também funcionam em versões mais antigas dos programas.

1. Gerencie múltiplas contas –  Se você verifica mais de meia dúzia de contas de e-mail regularmente e não gosta de abrir uma de cada vez, é o caso de recorrer a esse recurso. Felizmente, a maioria dos programas de e-mail acomoda várias contas convenientemente.
Para acrescentar uma conta no Outlook, escolha Ferramentas/Contas de Email. Na janela seguinte, marque a opção Adicionar Uma Nova Conta de Email, pressione o botão Avançar. Em seguida, escolha o tipo de servidor de entrada de e-mails (POP3 é o mais comum), clique em Avançar e digite o nome suas informações de usuário e logon e os endereços dos servidores de entrada e saída (seu provedor de internet enviou-lhe esta informação quando você se registrou para obter a conta). Clique em Avançar e Concluir.  No Outlook Express, clique em Ferramentas /Contas/Adicionar/Email, digite o endereço de e-mail, clique em Avançar, acrescente os endereços dos servidores, clique em Avançar novamente e, por fim, adicione o nome da sua conta e a senha. Clique em Avançar/Concluir/Fechar.  No Thunderbird, escolha Ferramentas/Configurar Contas/Nova Conta/Conta de Email e Avançar, digite o nome e o endereço de e-mail, clique em Avançar novamente, forneça as informações do servidor de entrada, clique em Avançar mais uma vez, depois informe o nome de usuário com o qual receberá as mensagens e, por fim, dê um nome para a conta. No final, clique em Concluir.

2. Mantenha suas caixas de entrada sincronizadas – A maioria dos programas de e-mail remove mensagens do servidor de e-mail automaticamente depois que elas são baixadas para seu computador. Isso significa que você não vê todas as mensagens antigas juntas se usa vários sistemas diferentes para checar e-mails. Para manter suas caixas de entrada razoavelmente sincronizadas, configure o programa de e-mail em cada computador que você usa para deixar mensagens no servidor, para que a próxima máquina que você usar considere as mensagens como novas e não lidas.  No Outlook, selecione Ferramentas/Contas de E-mail, marque Exibir ou Alterar Contas de E-mail Existentes e em Avançar, escolha a conta na lista Contas de E-mail e selecione Alterar. Clique em Mais Configurações, abra a guia Avançado e, em Entrega, marque a opção Deixar Uma Cópia das Mensagens no Servidor (talvez você também queira marcar Remover do Servidor Quando Excluído de “Itens excluídos”). Clique em OK/Avançar/Concluir para completar o processo.  No Outlook Express, escolha Ferramentas/Contas, selecione a conta sob a guia E-mail e clique em Propriedades/Avançado. Marque a opção Deixar Uma Cópia das Mensagens no Servidor (e, talvez, também Remover do Servidor ao Excluir de “Itens excluídos”) e clique em OK e em Aplicar.  No Thunderbird, escolha Ferramentas/Configurar Contas, selecione Servidor sob a conta que você deseja modificar, marque Manter Mensagens no Servidor (e, se você desejar, Até Exclui-las ou Retirá-las da Pasta de Entrada) e clique em OK.

3. Trabalhe mais rápido com atalhos – Economize tempo mantendo as mãos no teclado em vez de deixá-las sobre o mouse. Para verificar mensagens novas no Outlook e no Outlook Express, pressione Ctrl e M; para fazer o mesmo no Thunderbird, pressione Ctrl, Shift e T. Nos três programas, comece uma mensagem nova pressionando Ctrl e N e mande uma mensagem apertando Ctrl e Enter. Para abrir uma mensagem, use as teclas de cursor para rolar até ela e pressione Enter. Feche uma janela de mensagem pressionando a tecla Esc.