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Insira dados em um instante

Por que perder tempo digitando uma série de dados no Excel, se você pode colocar essas informações de uma vez só? O programa gera todos os tipos de seqüências numéricas e de texto automaticamente, podendo até descobrir seqüências personalizadas à medida que você as cria. Digite Janeiro em uma célula, por exemplo, selecione-a e pause o ponteiro do mouse sobre o quadrado preto localizado no canto inferior direito da célula. Arraste o quadrado para baixo ou para a direita para preencher automaticamente os outros meses, como Fevereiro ou Março, sem digitar nada. Ou insira outra série – digamos, 5, 10 – em células adjacentes (você precisará de pelo menos duas entradas para ver o efeito), selecione as células e arraste o ponto de preenchimento automático para fazer o Excel preencher 15, 20, 25..., até o fim de sua seleção. Se você quiser que o Excel copie a série, pressione a tecla Ctrl enquanto arrasta (a série será repetida quantas vezes você tiver espaço para ela).

Ordene dados automaticamente

Um dos meus recursos favoritos no Excel 2003 é a lista de dados, que trata um conjunto de colunas e linhas como elas seriam tratadas em uma tabela de banco de dados. O programa soma colunas automaticamente, por exemplo.  Você também pode mudar a operação de sumarização de uma coluna. Se você tiver uma tabela com colunas que contêm números de ID de clientes e linhas que registram cada um dos seus pedidos, pode criar uma lista de dados: digite um conjunto de cabeçalhos de coluna em uma planilha, selecione as células de cabeçalhos e escolha Dados, Lista, Criar Lista. Marque a caixa Minha Lista tem Cabeçalhos e clique em OK. Uma nova lista de dados aparece, com uma linha de entrada de dados. Agora, se você quiser acrescentar uma linha de sumarização na base da tabela, basta selecionar Dados, Lista, Linha Total. Se quiser mudar a operação Soma Padrão que qualquer célula na linha Total utiliza, selecione a célula, clique na seta para baixo que aparece e escolha uma operação diferente.

Amplie suas faixas nomeadas

O Excel permite que você defina nomes de faixas para que suas fórmulas sejam mais descritivas (por exemplo, você pode substituir “=SUM(C2:C25)” por “=SUM (Bonus)”).  Embora as faixas nomeadas do Excel normalmente sejam faixas de células estáticas, como “C2:C25”, você pode criar uma faixa nomeada dinâmica que se expanda à medida que você acrescenta novos dados. Para renomear uma faixa e torná-la dinâmica, anote o nome da planilha (Bônus, por exemplo) e o endereço da primeira célula de dados dela que não é um cabeçalho de coluna (como “US$CUS$2”). Clique em Inserir, Nome, Definir e coloque o nome da planilha no campo Nomes na Pasta de Trabalho. No campo Refere-se a, digite =OFFSET(Bonus!US$CUS$2,0,0, COUNTA(Bonus!  US$C:US$C)) sem espaços e pressione Enter para criar a faixa nomeada. Esta fórmula define sua faixa nomeada, conta o número de células preenchidas na coluna C (começando pela célula C2) e estende a faixa conforme este número de células.