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Confira, abaixo, parte da matéria de capa da edição 170 da revista PC World, com dicas que ajudam a otimizar o uso do popular aplicativo de e-mails da Microsoft

- Baixe apenas os cabeçalhos

Nada é mais frustrante do que baixar um e-mail gigantesco e descobrir que é um spam – ou, menos pior, fotos do último trabalho de tricô da sua tia. Para que o Outlook permita filtrar mensagens grandes e decidir por si mesmo quando vai baixar os arquivos, clique em Ferramentas, Opções, Configurar E-mail, Enviar/Receber, escolha Todas as Contas e clique no botão Editar. Selecione a opção Baixar Item Completo, Incluindo Anexos (provavelmente está marcada como padrão) e escolha a caixa Baixar Apenas Cabeçalhos de Itens Maiores do que. Defina um tamanho-limite para as mensagens (o padrão é 50 KB) e clique em OK, Fechar, OK. De agora em diante, quando o Outlook deparar com uma mensagem acima do limite que você determinou só vai baixar o cabeçalho.

- Recibo de entrega

Com o Outlook, você pode limitar os pedidos de confirmação de entrega de mensagem aos  endereços que especificar. Para criar uma lista de endereços com solicitação de recibo, selecione Ferramentas, Regras e Alertas e clique no botão Nova Regra. Escolha Iniciar com Base em uma Regra em Branco, selecione Verificar Mensagens Após Enviar e clique em Avançar. Marque Enviada para Pessoas ou Lista de Distribuição. Em seguida, clique no link Pessoas ou Lista de Distribuição. Agora, selecione apenas as pessoas que irão receber e-mail com confirmação de entrega. Clique em OK, Avançar e marque Informar Quando for Lida. Clique duas vezes em Avançar. Insira o nome da regra no campo Etapa 1 e conclua o processo clicando em Concluir, OK.

- Texto puro

Seja por razões de segurança, seja por preocupação com o tamanho do arquivo, alguns usuários de e-mail não gostam de receber mensagens formatadas em HTML. Se você costuma enviar mensagens em HTML, pode instruir o Outlook a enviá-las em texto puro para destinatários específicos: abra o catálogo de contatos do programa e clique duas vezes no nome do contato. No canto superior direito do campo E-mail, dê um duplo clique no endereço de e-mail do contato. No menu drop-down Formato da Internet, escolha Enviar Apenas Texto Sem Formatação. Clique em OK, Salvar e Fechar. De agora em diante, as mensagens que você enviar para este correspondente serão formatadas em texto puro.

- Sincronize Caixas de Entrada

Se você usa o Outlook em mais de um PC, sabe como é complicado manter várias caixas de entrada atualizadas. Uma solução: o Outlook guarda todas as suas mensagens no arquivo Outlook.pst, que costuma estar em C:\Documents and Settings\username\Local Settings\Application Data\Microsoft\Outlook. Antes de ir para a rua, copie este arquivo para seu laptop. Depois, use o Outlook no laptop como usaria normalmente. Quando voltar, copie o arquivo de volta para seu micro de mesa. Para ter um processo de cópia de arquivo infalível, baixe o software gratuito SyncToy, da Microsoft.