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O e-mail foi uma das primeiras revoluções tecnológicas da era da internet: garante a entrega de mensagens com velocidade e por um custo baixíssimo. Com o tempo, no entanto, a ferramenta passou de heroína a vilã, com diversos executivos afogados pelas centenas de e-mails recebidos e outros tantos a enviar.

A analogia do bumerangue das mensagens eletrônicas nunca foi tão verdadeira: a cada um respondido, três voltam pendentes. A questão fica mais complicada ao se analisar o impacto da mobilidade nesta rotina. Além da existência de caixas postais com milhares de e-mails urgentes a serem respondidos na sala de cada executivo, elas também estão disponíveis em qualquer lugar com acesso à internet ou à rede celular via laptops, PDAs ou smartphones. Em um mundo globalizado, um executivo pode responder e-mails o dia inteiro e desistir de dormir, afinal é sempre horário comercial em alguma parte do globo.

Essa história acontecia diariamente na Romariz, empresa do setor alimentício baseada em São Paulo. José Carlos Marques, gerente geral da fábrica, recebia centenas de mensagens eletrônicas por dia e, para se organizar, usava um caderninho que era o back-up dos horários de reuniões, com avisos importantes, indicações de tarefas a serem cobradas dos subordinados, planilhas desenhadas de custos, entre outras funções. Tudo escrito de próprio punho.

“Ou era no caderno ou na minha cabeça. O Outlook servia apenas para receber e responder e-mails”, conta o gerente. Até o Palm que ele possui estava mais como outro aparelho a ser carregado do que um dispositivo de produtividade.

O resultado não poderia ser outro. Mesmo com a estrutura tecnológica disponível, Marques não conseguia dar conta da quantidade de trabalho. Das oito horas de trabalho acordadas, o gestor conta que trabalhava no mínimo 10 horas por dia e não raro saía da Romariz com algo urgente que precisava ser terminado e voltava nos finais de semana.

A situação começou a mudar quando a Romariz adotou a consultoria de produtividade de e-mail da Galileo. Na prática, o objetivo é fazer o gestor deixar de trabalhar para o e-mail e voltar a trabalhar para a empresa. “Os executivos estão assoberbados pela quantidade de e-mails e de reuniões. Se não souber usar, essas ferramentas todas escravizam”, alerta José Maria Ferreira, da Galileo.

E José Carlos Marques admite: estava tendo grandes problemas com e-mails. Quando surgiu a possibilidade do treinamento, ele não teve dúvidas, aceitou as dicas e trabalhou para mudar. “Eles olharam meu jeito de trabalhar e mostraram maneiras de combinar as ferramentas com o caderno”, conta.

Dicas simples, como a organização semanal das tarefas, delegando ou cobrando o que for necessário, e a associação das ações com o responsável, começaram a realizar mudanças na rotina produtiva do gerente.

Veja abaixo seis importantes dicas que vão ajudar você a organizar o dia-a-dia e sair da 'escravidão' por mensagens eletrônicas.

Deixe o caderno de lado.
Tenha organização e paciência para colocar as suas informações de reuniões e tarefas eletronicamente. Apesar do trabalho (e do desânimo) inicial, a economia de tempo no decorrer dos meses é impressionante. Além disso, o profissional que tem mapeado o seu dia pode se organizar melhor, hierarquizando e delegando com mais eficiência.