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Ao ser comparado ao Microsoft Office, fica claro que faltam recursos mais sofisticados ao Google Docs. Mas, para compensar as poucas opções de fórmulas, o aplicativo oferece excelentes recursos de colaboração.

Com ele você pode permitir que seus colaboradores editem a mesma planilha apenas clicando no botão Compartilhar, localizado no canto superior direito da tela. Convide as pessoas que terão acesso ao documento; é a partir desse local que você gerencia as pessoas que têm acesso à sua planilha – concedendo (ou retirando) acesso a ele.

^{Dê acesso: informa que usuários terão acesso à planilha}

E se um colega bagunçar a planilha ou fizer uma alteração indevida? Sem problemas; para recuperar seu arquivo, basta clicar na aba Arquivo, Histórico de revisões. As últimas alterações feitas aparecem destacadas em sua planilha.

^{Controle: destaques coloridos indicam alterações realizadas}

Caso queira retornar a uma determinada versão, na caixa Revisão, clique no menu drop down e escolha a versão desejada.

Para evitar que outras pessoas desarrumem sua planilha, tire vantagem da nova característica que permite ao usuário coletar dados usando um formulário de e-mail.

Uma vez que o documento esteja compartilhado, clique em Formulário, Criar um formulário. Utilize a tela para criar um formulário que será enviado aos colaboradores, requisitando somente os dados que precisar.

Por padrão, planilhas usam apenas os rótulos da coluna da linha 1 de sua planilha para desenvolver o formulário. Se você quer que a primeira coluna de seu arquivo seja a lista de uma categoria, tenha certeza de que está devidamente rotulada na linha 1 e então edite em seu formulário para que esta seja uma questão em estilo check-box.

Em seguida, insira a categoria que você quer ver naquela coluna. Uma vez que as pessoas sugerem os dados, estes aparecem na planilha do jeito que o usuário desejar. É possível, por exemplo, configurar o documento para enviar a você as atualizações por e-mail.

É só clicar em Arquivo, Configurar regras de notificação e selecionar suas preferências clicando na caixa desejada.