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Com 58 conselhos e ferramentas, softwares como Word, Excel, PowerPoint, Internet Explorer, Firefox, Photoshop e Acrobat podem se tornar mais velozes, poderosos e fáceis de usar

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Fornecedores de software adorariam que atualizássemos imediatamente nossos programas a cada versão de seus produtos. Mas raramente isso é necessário: ferramentas que usamos há anos ainda têm muito fôlego, principalmente quando bem utilizadas.

Conheça 58 maneiras de extrair mais de programas populares da Microsoft, Adobe e Symantec, entre outros fornecedores. Com as dicas e os downloads gratuitos ou bem acessíveis listados a seguir, você pode reduzir sensivelmente a sua carga de trabalho. Antes de começar, visite os sites dos seus fornecedores de software, incluindo o Microsoft Office Update, para baixar e instalar os últimos pacotes de correção e atualizações mais recentes.

Microsoft Word 2003

1_Acelere os textos

Chego a pensar que a Microsoft configura o Word intencionalmente para rodar devagar. Clique em Ferramentas, Opções e faça as mudanças a seguir para melhorar a velocidade e a postura do Word: na guia Exibir, desmarque a caixa Texto Animado. Se você usa o Word na visão Normal, marque Ajustar na Janela. Na guia Geral, desmarque Fornecer Comentários com Animação. Se você trabalha com muitos documentos, aumente as entradas Lista de Arquivos Utilizados para 9 (configuração mais alta). Se você usa AutoFormas Simples, desmarque Criar Telas de Desenho Automaticamente ao Inserir AutoFormas. Na guia Ortografia e Gramática, desmarque Verificar Gramática ao Digitar e Verificar Gramática e Ortografia. Precisa realmente de velocidade?

Desative o corretor ortográfico em tempo real também, desmarcando Verificar Ortografia ao Digitar. Na guia Imprimir, desative Impressão em Segundo Plano; a maioria das impressoras e redes realiza o spool de jobs de impressão rapidamente. Clique em OK. O Word continua se arrastando? Desative os outros recursos automáticos. Clique em Ferramentas, Opções de AutoCorreção. Na guia AutoFormatação ao Digitar, desmarque todas as caixas embaixo de Aplicar ao Digitar e Automaticamente ao Digitar.

2_Ressuscite documentos mortos

Quando o Word trava, em geral o documento no qual você está trabalhando vai para o espaço. Mas, quando o Word reinicia, a ferramenta Recuperação de Aplicativo do Microsoft Office pode oferecer um documento recuperado. Se isso acontecer, examine o arquivo cuidadosamente e salveo com um nome diferente. Depois, mude para o Word e abra o documento original danificado, mas clique na seta drop-down do botão Abrir e selecione Abrir e Reparar. O Word vai tentar reparar o arquivo. Não deu certo? Se você configurou o Word para fazer backup, procure seu arquivo com a extensão .WBK incorporada. A maioria dos seus dados ainda deve estar lá. Caso não esteja, abra o documento danificado com o WordPad e recolha o máximo de material aproveitável que conseguir.

3_Reforce a busca

Uma busca inteligente requer documentos recheados de metadados – palavras-chave descritivas que o Word pode pesquisar. Em primeiro lugar, “diga” ao Word para lhe mostrar a caixa de diálogo Propriedades. Selecione Ferramentas, Opções, clique na guia Salvar e marque a caixa Mostrar Propriedades do Documento. Quando tentar salvar um documento novo, a caixa Propriedades pedirá dados. (Para acrescentar estes dados a um documento existente, abra-o e selecione Arquivo, Propriedades.)

Na guia Resumo, insira a informação básica –Título, Assunto, Palavras-Chave (por exemplo, “reestruturar”, “metas para 2007”), Comentários e assim por diante. Precisa de mais?  Clique na guia Personalizar e coloque propriedades adicionais – Cliente, Departamento... Você pode até criar campos personalizados: insira um nome na caixa Nome, escolha seu tipo, coloque um valor que você define e clique no botão Adicionar. Para buscar documentos, selecione Arquivo, Pesquisar Arquivo. Na área Outras Opções de Pesquisa, à direita, escolha os drives ou as pastas para pesquisar, os tipos de arquivo, e assim por diante. Clique no botão Ir.