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Treinamento, auditoria das fórmulas e macros, e documentação. Saiba como tratar sua planilha com carinho

Um bom começo é levar o desenvolvimento de planilhas mais seriamente, considerando a seriedade dos relatórios financeiros.

Assim, os desenvolvedores devem ser treinados para criar as planilhas com mecanismos de auto-verificação. Estes podem incluir cruzamentos totais e resultados previsíveis, como uma checagem na racionalidade e na lógica de sua programação. Alguns vídeos gratuitos de treinamento em auditoria em planilhas estão disponíveis no Miricle Solutions (em inglês).

Devem ser verificadas as fórmulas por diferentes valores, que facilitam a descoberta de erros ocultos. Por exemplo, aumente o número padrão em dez vezes; depois reduza o primeiro a um décimo e veja se os resultados da planilha ainda fazem sentido em ambos os casos. Para facilitar a vida, o Excel, por exemplo, possui a barra de ferramentas Auditoria de Fórmula que auxilia na descoberta de erros.

Ferramentas de auditoria automatizada, como a XLSior, podem acelerar o processo. De qualquer forma, nada é melhor que uma verificação completa feita por um desenvolvedor experiente e que não esteve envolvido na criação da planilha que esteja sob revisão. Se não houver ninguém na sua empresa com as habilidades necessárias, recomenda-se contatar uma empresa externa de contabilidade como referência.

Uma planilha deve ser documentada de modo que sua função e o modo de utilizar estejam explicados de forma clara. Muitos erros ocorrem quando são feitas modificações em uma planilha sem o envolvimento de seu desenvolvedor original, que pode ter se desligado da empresa.

No Reino Unido, planilhas importantes devem ser passar por auditoria, uma prática incentivada pelo Grupo Europeu de Interesses em Riscos de Planilhas. Nos Estados Unidos, empresas com ações na bolsa e sujeitas às exigências da Sarbanes-Oxley tendem a realizar auditorias em planilhas importantes, mas empresas menores parecem ignorar o risco. Veja o acontece com quem não dá a devida importância para as planilhas (clique aqui).