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Para não se perder na bagunça de diferentes bases de contatos, aprenda a integrar endereços no Outlook 2003 sem complicação

Quando afirmou que “a vida é a arte do encontro, embora haja tanto desencontro na vida”, Vinícius de Moraes tentava explicar os prazeres e dificuldades das relações afetivas. A poesia do ex-diplomata rendido à música, no entanto, também faz completo sentido se levada ao ambiente corporativo, por mais que perca grande parte de sua graça.

Entre administradores, produtores, chefs, assessores, promoters e até mesmo jornalistas, são dezenas as áreas do mercado que dependem majoritariamente de contatos - afinal, por trás de todo o corporativismo, há pessoas cuidando de suas áreas de interesse. E, por trás desta “arte do desencontro” corporativa, está uma das chaves pro fracasso de qualquer empresa mais desleixada a ponto de não agregar a uma mesma base todos os contatos dispersos de seus funcionários.

Por mais que empilhe dezenas de opções nem sempre usadas pelo usuário, o Outlook 2003, da Microsoft, conta com funções de simples acesso para integrar a base de contatos de uma empresa. A principal necessidade é que os computadores onde a transferência ocorra estejam integrados à rede interna corporativa.

Pelo Outlook 2003, o usuário clica sobre a aba “Contatos” na coluna da esquerda do software para que a ferramenta de cadastro e gerenciamento de endereços eletrônicos apareça. Há duas formas de compartilhar seus contatos - pela rede local (LAN) da empresa ou pela exportação dos nomes por um arquivo PST. Por mais que envolvam siglas técnicas, ambas são extremamente fáceis.

Pela primeira, o usuário pode acessar a rede de contatos de qualquer outro funcionário dentro da rede que também esteja com o Outlook 2003 aberto, com simples configurações. Na coluna da esquerda, clique sobre a opção “Compartilhar meus contatos”. Na aba “Permissões”, é possível definir o nível de acesso que outros usuários terão da sua base de contatos.

As permissões vão do “Editor de publicação”, que tem autonomia para adicionar, editar e deletar contatos livremente, ao “Nenhum”, em que usuários podem apenas ler os contatos no tamanho padrão exibido pelo Outlook. Na situação contrária, o usuário clica sobre “Abrir contatos compartilhados...” e procura o nome da base de contatos que pretende acessar.

A maioria das redes internas organiza as contas de e-mail com o nome do funcionário responsável - caso queira, a edição do nome pode ser feita na aba “Catálogo de endereços do Outlook” nas “Propriedades dos Contatos”.

Para não depender da presença do outro funcionário para acessar seus endereços, o usuário pode copiar toda a base de contatos para ter em seu disco rígido - não custa nada lembrar que a ferramenta deve ser usada com cuidado.

Na opção “Outros contatos” dentro da coluna da esquerda, clique sobre o nome da pasta que você pretende copiar e simplesmente escolha “Copiar...”.