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Até alguns anos atrás limitada à alta diretoria de grandes corporações, a videoconferência hoje ganhou terreno nas companhias e passou também a ser utilizada por outras áreas, como marketing, recursos humanos e vendas, entre outras.

Mas é no universo das pequenas e médias empresas que o mercado de videoconferência vive a maior mudança nos últimos anos. Com a drástica redução de preços dos equipamentos, tecnologias e acesso envolvidos nesses sistemas, as organizações de menor porte passaram a compor a carteira de clientes dos fabricantes de equipamentos de videoconferência.

Uma sala para essa finalidade, que custava em torno de 150 mil reais há 15 anos, atualmente pode ser montada por valores próximos a 10 mil reais. Isso sem falar no corte de custos com passagens e estadia.

Além do fator preço, as soluções de videoconferência são hoje mais simples de ser implementadas, algo que também favorece a sua adoção pelas companhias de menor porte. “Elas têm menos recursos e precisam da solução num prazo menor. O tempo é mais escasso para essas empresas, que lutam dia após dia para sobreviver”, avalia Pierre Rodrigues, diretor de operações e marketing da Polycom, empresa que oferece soluções para essa área.

O resultado disso é o fim daquela percepção de que a videoconferência é uma solução muito interessante, mas fora do alcance das pequenas empresas. “Nos últimos 18 meses, esse conceito mudou”, comemora Rodrigues. “O pequeno empresário que consegue comprar laptops de 3,5 mil dólares também pode comprar uma solução de videoconferência”, compara o executivo. Na Polycom, as vendas para o chamado SMB (Small and Medium Business), antes inexpressivas, agora representam entre 10% e 15% dos negócios da empresa.

O caos nos aeroportos também tem incentivado a busca por soluções de videoconferência. A Tandberg, por exemplo, estima que o aumento de demanda por suas soluções foi de cerca de 30% nas últimas semanas. “Vimos algo que raramente acontecia: empresas com necessidades imediatas. Elas nos telefonam e querem saber se temos equipamentos para pronta entrega”, conta Celso Nunes, gerente geral da Tandberg no Brasil.

Já a Siemens identifi cou um aumento significativo das solicitações de propostas, embora acredite que muitas delas não serão convertidas em negócio. “No calor da confusão, aumenta o interesse”, explica Charles Sola, gerente de novas tecnologias da Siemens Enterprise Communications.

A implementação
Na hora de implantar uma solução de videoconferência, é preciso cuidar de alguns detalhes. O primeiro deles é a escolha de um link de comunicação por onde serão transmitidas imagens e voz. Embora as coisas estejam caminhando para o universo IP (baseado na internet), essa tecnologia ainda possui capilaridade suficiente, segundo observa Sola, da Siemens.

Isso ainda obriga as empresas a se preocuparem com o seu link de comunicação. Ele diz que atualmente a melhor tecnologia para quem deseja manter contato com o mundo todo ainda é a ISDN (Integrated Services Digital Network) ou RDSI (Rede Digital de Serviços Integrados).

Embora seja uma tecnologia mais antiga e um pouco mais cara, que está sendo gradativamente substituída pelo IP, ela possui maior abrangência do que a tecnologia concorrente. Com a ISDN, a videoconferência funciona como um telefone normal, mas usando aparelhos mais sofisticados, capazes de transmitir e receber imagens.

A assinatura do link deve ser solicitada junto à operadora de telefonia – seu preço varia conforme a velocidade de transmissão e o número de canais contratados. De qualquer forma, o valor começa em aproximadamente 150 reais por mês, contra mais do que cinco mil que chegaram a ser cobrados há cerca de uma década. Hoje, o link com dez canais sai por algo em torno de 500 reais.

Outro passo é a escolha do equipamento que melhor se encaixa às necessidades da sua empresa. O mercado tem uma variedade imensa de terminais, com recursos – e preços – para todo tipo de negócio.

Para a pequena empresa, a sugestão de especialistas é a opção pelos modelos mais simples. “Os equipamentos de entrada têm todos os protocolos de qualidade existentes em um modelo topo de linha”, garante Sola, da Siemens. “A diferença é que os mais sofisticados oferecem imagens de altíssima resolução, por exemplo”, completa Rodrigues, da Polycom. Esses modelos menos incrementados custam entre 1,6 mil e 15 mil reais.

Se a empresa não puder comprar equipamentos para a mesa de cada um de seus profissionais, ela pode selecionar alguns funcionários-chave ou optar pelos chamados terminais de sala. São equipamentos normalmente com telas maiores, desenvolvidos para o uso em salas de reuniões, por exemplo. Nesse caso, os participantes da videoconferência se reúnem ao redor do aparelho.