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Se a idéia é que cada funcionário tenha o seu próprio terminal, uma opção economicamente mais interessante podem ser os softwares que transformam o desktop ou notebook em um equipamento de videoconferência.

A Polycom oferece o PVX, que, somado a uma boa webcam, dá ao micro todas as funções de um terminal de videoconferência. A companhia cobra cerca de 500 reais por terminal. O Movi, da Tandberg, tem a sua comercialização feita por licença. A empresa vende o servidor com o software instalado e o habilita para um determinado número de usuários. O valor da licença, que dá direito a 10 usuários, é de aproximadamente 17,5 mil reais.

Uma vez escolhido o modelo de terminal, resta decidir por adquirir ou não uma MCU (Unidade de Controle Multiponto). É esse equipamento que fará a ponte entre os conferencistas quando houver mais de duas localidades na linha (fato incomum quando se fala em videoconferência para pequena empresa).

Também existe a opção de locar equipamentos de videoconferência, uma alternativa bastante viável para o SMB, de acordo com os especialistas. Sola, da Siemens, garante que a modalidade é interessante para a pequena empresa. “A locação inclui contrato de manutenção, implementação, substituição de equipamentos”, diz ele. E, caso precise de uma MCU, o cliente pode pagar pelo serviço sob demanda.

A Estado da Arte, empresa de equipamentos de videoconferência, também trabalha com a locação de salas de videoconferência. Em São Paulo, a hora sai por R$ 450, além do valor das ligações.

Web conferência
Para a empresa que não quer – ou não pode – gastar com equipamentos maiores, bem como com sua implementação, mas mesmo assim deseja manter-se distante da confusão nos aeroportos brasileiros, uma alternativa mais econômica é a conferência via internet (apesar da qualidade inferior da transmissão).

Empresas como a BroadNeeds oferecem soluções que permitem a realização de reuniões entre pessoas em diferentes localidades. Além de custarem menos, elas dispensam implementações que mobilizem o departamento de tecnologia e demandam apenas um computador com acesso à internet – o ideal é que a conexão seja por banda larga, para assegurar a qualidade das transmissões – e uma boa webcam.

Como o software fica hospedado nos servidores do fornecedor, a empresa usuária não precisa se preocupar com aumento de link de transmissão. Essas soluções possuem recursos multidirecionais de áudio e vídeo. Ou seja, permitem que todos os participantes interajam em uma reunião virtual.

Os interlocutores, em qualquer uma das extremidades, podem pedir a palavra. Então a sua imagem passa a ser reproduzida na tela dos demais participantes, juntamente com a sua voz. Christian Pinheiro, sócio-diretor da BroadNeeds, dona do software de web conferência Push to Talk, diz que ele suporta um número indefinido de usuários simultâneos, embora a empresa recomende que não sejam incluídos mais de 50 participantes. “Essa sugestão é feita exclusivamente para garantir a organização de uma reunião virtual. Quanto mais gente, mais difícil fica de intermediar o encontro”, justifica.

A solução é comercializada de duas maneiras: como software ou como serviço. A venda do Push to Talk como serviço é a mais utilizada, de acordo com Pinheiro. O valor praticado pela BroadNeeds é de 65 reais por usuário. A empresa estabelece o número de participantes que deve utilizar a solução e paga por mês. O número de conferências mensais é ilimitado.

Já se a companhia optar pela aquisição de licença para utilizar a ferramenta, o valor pode sair até 20 vezes mais caro. Além disso, ela precisará pagar separadamente pelo suporte e por pacotes de atualização do software.

Se a qualidade da imagem não é um fator crítico, uma opção ainda mais econômica é simplesmente adotar um software de comunicação como o Skype ou MSN Messenger e uma webcam tradicional. Esses softwares são gratuitos e fazem a conexão via internet sem gastos adicionais. Mas exigem que todos os participantes tenham o programa instalado e costumam exibir vídeo com baixa velocidade de transmissão.