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Você sabe quanto tempo sua equipe passa na internet realizando atividades que não são relacionadas ao trabalho? Levantamento feito pela empresa Networks Unlimited (especializada em monitoramento de sistemas) com uma companhia americana de 120 empregados mostrou que os funcionários passaram, em um ano, 2.400 horas em sites de esportes e de compras, isso sem falar em 250 horas gastas com sites pornográficos.

Há na internet milhares de sites e ferramentas que, se utilizados de maneira incorreta, são grandes geradores de perda de produtividade. E-mail, MSN Messenger, Orkut, YouTube e muitos outros podem se transformar em grandes causadores de prejuízos para as empresas, seja pelas horas não trabalhadas, como pelos problemas de segurança que acarretam.

O fato de a web ser uma fonte rápida de informações e um meio de comunicação eficiente com clientes e fornecedores leva o empresário a se questionar: como controlo o acesso? Qual o limite entre a privacidade do funcionário e o meu direito como proprietário das ferramentas? Como não gerar um ambiente de trabalho desconfortável?

Para ajudá-lo a responder a estas questões, selecionamos ferramentas e ouvimos especialistas no assunto. Legalmente, as empresas têm o direito de monitorar o que seus empregados fazem na web e a navegação indevida pode levar à demissão.

Para tal medida, o mercado já dispõe de diversas ferramentas (conheça algumas na tabela no final desta matéria) que monitoram todas as tarefas executadas. Mas as ações de segurança devem ser devidamente comunicadas, para evitar problemas futuros.

O Limite da privacidade
“São invioláveis a intimidade, a vida privada, a honra e a imagem das pessoas, assegurado o direito à indenização pelo dano material ou moral decorrente de sua violação” – estabelece a Constituição Federal.

Com base neste argumento, um funcionário da Igel Embalagens abriu um processo contra a empresa após ser demitido por justa causa – ele acessou sites pornográficos pelo computador da empresa e, mesmo depois de advertências, manteve tal hábito. O caso foi julgado na 2ª Vara do Trabalho de Cachoeirinha, no Rio Grande do Sul, que decidiu a favor da companhia, interpretando que é correto vigiar a navegação na internet na empresa.

O caso, que aconteceu em dezembro de 2006, foi o primeiro no Brasil em que uma empresa que demitiu por justa causa um funcionário que navegava em sites de pornografia durante o horário de trabalho venceu; a partir daí, outros casos foram julgados sob o mesmo critério, por jurisprudência.

Isso porque a Justiça interpreta que a internet e o e-mail corporativo são ferramentas de trabalho, que pertencem à empresa e não ao funcionário, o que justifica o direito de a empresa monitorá-lo.

Além disso, se uma mensagem corporativa tiver conteúdo relacionado a assédio sexual, pedofilia ou preconceito, a responsabilidade é atribuída ao estabelecimento, e não ao funcionário, conforme informa a advogada de direito trabalhista Ana Lúcia Saugo. “Segundo o artigo 932 do Código Civil, o empregador é responsável pelos atos de seus empregados durante o horário de serviço e, nestes casos [e-mails indevidos], a multa pode chegar a milhões de reais.”

Para evitar transtornos, é primordial estabelecer políticas de uso das ferramentas digitais e informá-las claramente aos funcionários. “Divulgando as regras sobre os limites em relação às ferramentas tecnológicas, a maioria dos funcionários já mudará de conduta. O outro benefício desta medida é que, se a pessoa insistir em fazer uso indevido das senhas, as gravações servem como prova jurídica a favor da empresa”, explica Patrícia Peck, advogada especializada em direito digital.

Alexandre Kita, sócio-Diretor da NK Contabilidade, conta que, antes de implantar o sistema de monitoramento, no final de 2005, todos os colaboradores foram comunicados. “Conversamos com o departamento jurídico para reformular o contrato de trabalho com os 48 funcionários, novos e antigos. A partir daí, passaram a ter consciência de que, além do bloqueio, a empresa estaria monitorando todos os acessos e trocas de mensagens.”

Como e o que bloquear
Uma das grandes dificuldades é definir o que se pode acessar na internet, muito utilizada como ferramenta de trabalho, como no caso da NK. “O departamento financeiro acessa muitos bancos, o jurídico consulta sites de tribunais e órgãos judiciais para acompanhar processos, e a área contábil precisa de links da Receita Federal e do INSS. Por isso, foi difícil definir o que seria bloqueado ou liberado”, enumera o executivo. Kita optou por cadastrar os links de acordo com as necessidades de cada área.

A maioria das ferramentas de monitoramento (listadas no quadro Ferramentas de controle) dispõe de uma interface que permite personalizar o acesso por departamento e até individualmente, de acordo com as necessidades de cada usuário. Outra questão é o conforto que a rede mundial traz no momento de resolver problemas pessoais.

Por isso, os fornecedores sugerem que as empresas liberem o acesso no horário do café, do almoço e depois do expediente. “Um site muito consultado é o da Caixa Econômica Federal, por causa da Loteria. Se eu o bloquear, o colaborador irá até a loteria pessoalmente; o mesmo acontece no caso do internet banking”, analisa Francisco Camargo, presidente da CLM software.

Fernando Fontão, engenheiro de sistemas sênior da Websense, observa que o acesso a sites de relacionamento e e-mails particulares em horários de descanso cria um ambiente mais agradável. “Com isso, os funcionários trabalham melhor. Muitas pessoas sentem-se confortadas ao acessar sites de relacionamentos no final do dia e lembrar que têm 250 amigos, ou ver um recado de alguém querido”, observa o executivo.

Após decidir o que seria bloqueado, Kita, da NK Consultoria, incumbiu três pessoas do departamento de TI de monitorar e cadastrar links a serem bloqueados ou liberados. Contudo, uma só pessoa é suficiente para administrar a rede de uma companhia de pequeno porte e as escolhas podem ser feitas com base nos relatórios emitidos pelas soluções de monitoramento.